|
Många styrelser är i själva verket nervösa över hur de hanterar styrelsedokumenten. För att förberedelsearbetet ska bli rationellt skickas ofta känsliga dokument i vanlig osäker e-post. Kommer dokumenten på avvägar kan industrihemligheter avslöjas, uppköpsplaner röjas och otillbörlig börspåverkan ske. Om styrelsedokumenten istället skickas per vanlig post får man en klumpig hantering som inte är miljövänlig, tar tid och är kostsam. Dessutom kan man faktiskt ifrågsätta säkerheten när brevbäraren har lagt kuvertet i den vanliga brevlådan vid villastaketet hos styrelsemedlemmen. Inte minst är hela hanteringen på papper stenålders. I dagens läge vill man förstås kunna kommentera och notera saker på dokumenten elektroniskt istället för att kladda med penna på skrynkliga pappersbuntar som inte går att återsöka längre fram. |
|
Definitivus har tillsammans med VisionBee startat en satsning på en behändig lösning där läsplattan iPad kan användas för att läsa igenom styrelsedokumenten, kommentera och stryka för med "virtuell gulpenna". En iPhone går också att använda, men ger förstås något sämre överblick på grund av sin lilla skärm. Även på en vanlig webbsida kan styrelsemedlemmen nå dokumenten. Längre fram kommer andra fabrikat av läsplattor och telefoner också att stödjas.
Säkerheten är förstås mycket viktig så lösningen har kryptering av all kommunikation, säker molnlagring (i Sverige) av dokumenten och noggrann hantering av inloggning.
Lösningen passar även utmärkt för andra styrelseliknande sammanhang, såsom kommunala nämnder.
Sven-Håkan Olsson, feb 2011
Copyright. Enstaka textdelar/bilder får citeras med nämnande av källa.